Guida Ufficiale alla Documentazione per Conti Aziendali

Modificato il Mer, 26 Ago alle 2:12 PM

In conformità con quanto stabilito dalla Legge 10/2010 sulla prevenzione del riciclaggio di capitali in Spagna e dalla normativa dell'Unione Europea in materia di due diligence, Bit2Me è legalmente obbligata a identificare in modo affidabile le persone giuridiche, i loro titolari effettivi (UBO) e l'origine dei fondi con cui intendono operare.

La fornitura di questi documenti è un obbligo legale imperativo per completare il processo di registrazione aziendale. Tutti i documenti devono essere inviati a colori, in formato PDF e con buona leggibilità.

Requisiti di base
Atto costitutivo e modifiche
Struttura azionaria (titolare effettivo / UBO)
Identificazione ufficiale e firmatari
Prova del domicilio operativo (POBOA)
Attestazione dell'origine dei fondi (Source of Funds)
Codice LEI (Legal Entity Identifier)
Casi speciali
Requisiti aggiuntivi per soggetti obbligati (Enhanced Due Diligence)

Requisiti di base

Di seguito, seleziona il tipo di documento per visualizzare i requisiti esatti. Assicurati di controllare le specifiche a seconda che la tua azienda risieda in Spagna o a livello internazionale (UE/Extra-UE).

1. Atto Costitutivo e Modifiche

Aziende in Spagna: copia dell'atto costitutivo debitamente iscritto nel Registro delle Imprese (Registro Mercantil), inclusi eventuali atti di aggiornamento o modifiche statutarie successive (ad esempio, aumenti di capitale, cambio di denominazione, cambio di domicilio o nomina di cariche), qualora esistenti.
Aziende UE ed Extra-UE (Good Standing): atto costitutivo o statuto sociale (Articles of Association / Bylaws), allegando eventuali emendamenti o aggiornamenti societari successivi, se presenti.

2. Struttura Azionaria (Titolare Effettivo / UBO)

Aziende in Spagna: verbale di titolarità effettiva o certificazione del registro rilasciata dal Registro delle Imprese.
Aziende UE ed Extra-UE: documento ufficiale che dettagli la struttura di proprietà e controllo fino a raggiungere i beneficiari effettivi ultimi.

3. Identificazione Ufficiale e Firmatari

Identificazione ufficiale: DNI o passaporto a colori (entrambi i lati) di tutti i soci/azionisti con oltre il 25% di partecipazione (UBO) e degli amministratori/direttori.
Firmatari aggiuntivi (se applicabile): copia di un documento di identificazione ufficiale (DNI/passaporto a colori, entrambi i lati) e procura notarile o autorizzazione firmata dall'amministratore o da un direttore dell'entità.

4. Prova del Domicilio Operativo (POBOA)

Abbiamo bisogno di un documento che confermi l'indirizzo fisico dell'azienda, con una data di emissione non superiore a 6 mesi. Per facilitare la procedura, accettiamo uno dei seguenti:

Fattura o bolletta di servizi (acqua, luce, internet, ecc.) intestata all'azienda.
Estratto conto bancario di un conto aziendale.
Contratto di locazione registrato dell'ufficio/locale operativo.

5. Attestazione dell'Origine dei Fondi (Source of Funds)

Documentazione che giustifichi l'origine dei fondi destinati all'operatività.

Documentazione fiscale (requisito principale): in Spagna, è necessario fornire i Modelli 200, 390 o 303. Per altre giurisdizioni, la dichiarazione fiscale annuale dell'Imposta sulle Società relativa all'esercizio precedente.
Documentazione aggiuntiva (a seconda dell'operatività o del volume):a seconda del tipo di società e del volume transazionale previsto, il nostro team potrebbe richiedere in via complementare:
- Documentazione commerciale: contratti firmati con i clienti accompagnati da un estratto conto bancario che accrediti l'azienda come beneficiaria dei fondi.
- Documentazione contabile: bilanci annuali recenti.

6. Codice LEI (Legal Entity Identifier)

Requisito normativo: certificato del codice LEI attivo/valido o prova della richiesta.
Questo requisito è indispensabile per operare e particolarmente richiesto per le aziende costituite all'interno dello Spazio Economico Europeo. In Spagna, può essere elaborato tramite il Portale Web LEI del Collegio dei Registratori.

Casi speciali

A seconda della natura della tua azienda, potremmo richiedere documentazione specifica:

Aziende di nuova costituzione (meno di 8 mesi): il capitale sociale iniziale sarà valutato in base alla prima operazione.
Società patrimoniali: è richiesta la Dichiarazione dei Redditi (IRPEF) dei soci.
ONG / enti senza scopo di lucro: Modello 182, dichiarazione informativa o prova delle donazioni ricevute.

Requisiti aggiuntivi per soggetti obbligati (Enhanced Due Diligence)

Se la tua entità è legalmente classificata come soggetto obbligato (Obliged Entity) nella sua giurisdizione, oltre ai requisiti di base, dovrai fornire la seguente documentazione per superare la due diligence rafforzata:

Registrazione presso l'autorità competente (AML / FIU / SEPBLAC): attestazione o prova della registrazione presso il SEPBLAC (in Spagna) o presso la principale autorità di lotta contro il riciclaggio di capitali (FIU) nel tuo paese di costituzione.
Nomina del rappresentante AML: documento che designa formalmente il rappresentante responsabile presso il SEPBLAC o l'autorità competente.
Compliance Officer: nome completo, dati e identificazione della persona responsabile di garantire la conformità normativa nell'azienda.
Politica di prevenzione del riciclaggio di capitali (AML): copia completa del documento che dettaglia le politiche implementate, inclusi i processi KYC (Know Your Customer) e i meccanismi di monitoraggio delle transazioni (KYT).
Contratto KYC/KYT: contratto o fatture degli strumenti KYC e KYT utilizzati dalla tua azienda.
Rapporto di audit esterno: copia del rapporto più recente relativo alla conformità AML.
Documento di analisi dei rischi: valutazione dettagliata dei rischi associati alle operazioni dell'azienda e misure per mitigarli.
Registrazione VASP / CASP (se applicabile): evidenza e prove di registrazione come fornitore di servizi di cripto-asset o di cambio di valuta virtuale, se pertinente alla tua attività.