Aby móc zarejestrować się i założyć konto jako firma, konieczne jest dostarczenie szeregu dokumentów w celu weryfikacji konta firmowego. Wymagana dokumentacja, którą należy dostarczyć, może zależeć od kraju rezydencji podatkowej firmy.

• Firmy z rezydencją podatkową w Hiszpanii.
• Firmy z rezydencją podatkową w krajach hiszpańskojęzycznych.
• Firmy z rezydencją podatkową w innych krajach.

Firmy z rezydencją podatkową w Hiszpanii.

Dokumenty Podstawowe: 

• Kopia aktu założycielskiego firmy.
  
  
• Kopia aktu własności firmy.
  Alternatywa: Zaświadczenie z Rejestru Handlowego, na którym widoczna jest struktura akcjonariatu firmy.
  
  
• Dokument potwierdzający zdolność ekonomiczną.
  Musi pozwalać na weryfikację pochodzenia środków przeznaczonych na działalność. Akceptowane są następujące formularze podatkowe: 
  • Model 200
  • Model 390
  • Model 303 
    
    

• Potwierdzenie adresu: Ostatni rachunek (nie starszy niż 6 miesięcy) za usługę zakontraktowaną przez firmę, taką jak woda, prąd, internet itp. lub Karta Identyfikacji Podatkowej.
  
  
• Dokument tożsamości wspólników i dyrektorów: Kopia dowodu osobistego lub paszportu wszystkich wspólników posiadających ponad 25% udziałów w firmie oraz dyrektora, który będzie działał jako właściciel konta. Dokumenty muszą być obustronne i kolorowe. Muszą być w pełni widoczne, bez ukrytego tekstu czy danych.
  
  

Dokumentacja dodatkowa (jeśli podmiot jest instytucją obowiązaną):

• Rejestracja w SEPBLAC: Poświadczenie rejestracji Twojej firmy w Służbie Wykonawczej Komisji ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy i Wykroczeniom Walutowym (SEPBLAC).
  
  
• Powołanie przedstawiciela przed SEPBLAC: Dokument formalnie wyznaczający przedstawiciela firmy przed SEPBLAC.
  
  
• Imię i nazwisko Compliance Officera: Identyfikacja osoby odpowiedzialnej za zapewnienie zgodności z przepisami w firmie (Compliance Officer).
  
  
• Polityka Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy: Kopia dokumentu szczegółowo opisującego polityki i procedury wdrożone w celu zapobiegania praniu pieniędzy, w tym:
  • Procesy identyfikacji i weryfikacji klientów (KYC - Know Your Customer).
  • Monitorowanie i nadzór nad transakcjami.
  • Umowa lub faktury za używane narzędzia KYC i KYT.
    
    
• Raport z ostatniego audytu zewnętrznego: Kopia najnowszego raportu z audytu zewnętrznego.
  
  
• Dokument Analizy Ryzyka: Dokument oceniający i szczegółowo opisujący ryzyka związane z działalnością firmy oraz wdrożone środki w celu ich mitygacji.
  
  
• Rejestracja jako dostawca usług wymiany walut wirtualnych na waluty fiducjarne (jeśli dotyczy): W przypadku, gdy Twoja firma jest zarejestrowana jako taka, przedstaw dowód tej rejestracji.

Firmy z rezydencją podatkową w krajach hiszpańskojęzycznych.

Kraje objęte: Meksyk, Kolumbia, Argentyna, Peru, Chile, Gwatemala, Ekwador, Boliwia, Republika Dominikańska, Honduras, Salwador, Paragwaj, Kostaryka, Panama, Portoryko i Urugwaj.

Dokumenty Podstawowe:

• Kopia aktu założycielskiego firmy.
  
  
• Dokument potwierdzający zdolność ekonomiczną: Roczne sprawozdania finansowe podmiotu i formularz podatkowy za poprzedni rok.
  
  

  Alternatywa: Podpisane umowy z klientami i faktury za świadczone usługi, umowa pożyczki i/lub akt podwyższenia kapitału. Nowo powstała firma (mniej niż 8 miesięcy od jej założenia), w zależności od wielkości pierwszej operacji, za ważny może zostać uznany: Kapitał zakładowy firmy. Spółka holdingowa: Deklaracje podatkowe wspólników. ONG, akceptowane będą: Deklaracja informacyjna. Otrzymane darowizny, datki i wkłady. Każdy z wymienionych dokumentów musi być opatrzony dowodem potwierdzającym, że firma jest beneficjentem środków.

  
  
• Potwierdzenie adresu: Ostatni rachunek z ostatnich 6 miesięcy (woda, prąd, internet lub inna usługa zakontraktowana przez firmę).
  
  
• Dokument tożsamości wspólników i dyrektorów: Kopia dowodu osobistego lub paszportu wszystkich wspólników posiadających ponad 25% udziałów w firmie oraz dyrektora, który będzie działał jako właściciel konta. Dokumenty muszą być obustronne i kolorowe. Muszą być w pełni widoczne, bez ukrytego tekstu czy danych.
  
  

Dokumenty dodatkowe (jeśli podmiot jest instytucją obowiązaną):

• Rejestracja we właściwym organie (FIU) jako Instytucja Obowiązana: Poświadczenie rejestracji firmy we właściwej FIU (Financial Intelligence Unit).
  
  
• Powołanie przedstawiciela przed FIU: Dokument formalnie wyznaczający przedstawiciela firmy przed FIU.
  
  
• Powołanie Compliance Officera: Identyfikacja osoby odpowiedzialnej za organizację zgodności z przepisami w firmie.
  
  
• Polityka Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy: Kopia dokumentu szczegółowo opisującego polityki i procedury wdrożone w celu zapobiegania praniu pieniędzy, w tym
  • Procesy identyfikacji i weryfikacji klientów (KYC - Know Your Customer).
  • Monitorowanie i nadzór nad transakcjami.
  • Umowa lub faktury za używane narzędzia KYC i KYT.
    
    
• Raport z ostatniego audytu zewnętrznego: Kopia najnowszego raportu z audytu zewnętrznego.
  
  
• Dokument analizy Ryzyka: Dokument oceniający i szczegółowo opisujący ryzyka związane z działalnością firmy oraz wdrożone środki w celu ich mitygacji.
  
  
• Rejestracja jako dostawca usług wymiany walut wirtualnych na waluty fiducjarne (jeśli dotyczy): W przypadku, gdy Twoja firma jest zarejestrowana jako taka, przedstaw dowód tej rejestracji.

Firmy z rezydencją podatkową w innych krajach.

Dokumenty podstawowe:

• Akt założycielski lub statut firmy.
  
  
• Dokument potwierdzający zdolność ekonomiczną:
  Najnowsze zbadane roczne sprawozdania finansowe podmiotu.
  
  

  Alternatywa: Podpisane umowy z klientami wraz z wyciągiem bankowym potwierdzającym, że firma jest beneficjentem środków. Dokument ten musi jednoznacznie weryfikować pochodzenie środków przeznaczonych na operacje w Bit2Me.

  
  
• Potwierdzenie adresu: Aktualny dokument potwierdzający adres, np. rachunek za usługę zewnętrzną zakontraktowaną przez firmę (np. rachunek za wodę, prąd, internet).
  
  
• Identyfikacja ze zdjęciem: Należy przesłać kopię paszportu z wyraźnym zdjęciem, w kolorze i z obu stron dokumentu:
  • Paszport każdego akcjonariusza posiadającego ponad 25% udziałów w firmie.
  • Paszport dyrektora firmy otwierającego konto firmowe w Bit2Me.
  • Każdego upoważnionego sygnatariusza.
    
    

Dokumenty dodatkowe (jeśli podmiot jest instytucją obowiązaną):

• Rejestracja w głównym organie ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy: Dowód rejestracji w głównym organie ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) w kraju rejestracji firmy.
  
  
• Powołanie przedstawiciela ds. AML: Dokumentacja potwierdzająca powołanie przedstawiciela odpowiedzialnego за zgodność z przepisami AML przed głównym organem AML w kraju rejestracji firmy.
  
  
• Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML): Pełna kopia polityki AML firmy, w tym:
  • Procedury weryfikacji KYC (Poznaj swojego klienta).
  • Mechanizmy i procedury kontroli transakcji (KYT).
    
    
• Informacje o Compliance Officerze: Pełne imię i nazwisko oraz dane Compliance Officera wyznaczonego przez firmę.
  
  
• Ostatni raport z audytu zewnętrznego: Kopia najnowszego raportu z audytu zewnętrznego dotyczącego zgodności z przepisami AML.
  
  
• Rejestracja jako Dostawca Usług w zakresie Aktywów Wirtualnych (VASP), jeśli dotyczy: Jeśli firma jest zarejestrowana jako VASP, przedstaw dowód tej rejestracji.
  
  
• Dokumentacja narzędzi KYC i KYT: Kopie umów lub faktur za narzędzia KYC (Poznaj swojego klienta) i KYT (Poznaj swoją transakcję) używane przez firmę w celu zapewnienia zgodności z przepisami AML.