Guide Officiel de Documentation pour les Comptes d'Entreprise

Conformément à la Loi 10/2010, du 28 avril, relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et à la réglementation de l'Union européenne sur la diligence raisonnable, Bit2Me est légalement tenue d'identifier de manière fiable les personnes morales, leurs bénéficiaires effectifs (UBO) et l'origine des fonds avec lesquels elles ont l'intention d'opérer.

Exigences de base selon la résidence fiscale de l'entreprise

Selon la résidence fiscale de votre entreprise, vous devrez fournir une documentation différente. Tous les documents doivent être envoyés en couleur, au format PDF et avec une bonne lisibilité.

Entreprises ayant leur résidence fiscale en Espagne

• Actes de constitution et modifications : copie des actes de constitution dûment enregistrés au Registre du Commerce, incluant tout acte de mise à jour ou de modification statutaire ultérieure (par exemple, augmentations de capital, changement de dénomination sociale, changement de siège social ou nomination de dirigeants), le cas échéant.
• Structure actionnariale (UBO) : procès-verbal de propriété effective ou certificat d'enregistrement délivré par le Registre du Commerce.
• Preuve de l'origine des fonds (Source of Funds) : Formulaires 200 (2025), 390 (2026) ou 303 (2026). Alternativement, les contrats clients et les relevés bancaires attestant de la propriété des fonds sont acceptés.
• Justificatif de domicile : facture de services (eau, électricité, internet) datant de moins de 6 mois.
• Pièce d'identité officielle : carte d'identité nationale (DNI) ou passeport en couleur (recto verso) de tous les associés détenant plus de 25 % de participation et des administrateurs.
• Code LEI (Legal Entity Identifier) : certificat du code LEI actif/valide ou preuve de la demande. C'est une exigence réglementaire pour opérer et peut être demandé sur le portail web LEI du Colegio de Registradores de España.

Entreprises au sein de l'Union européenne (autres que l'Espagne) et en dehors de l'Union européenne

• Constitution légale et modifications (Good Standing) : acte de constitution ou statuts sociaux (Articles of Association / Bylaws), en joignant tout amendement ou mise à jour sociétaire ultérieure, le cas échéant.
• Preuve de l'origine des fonds (Source of Funds) : déclaration fiscale annuelle de l'Impôt sur les Sociétés correspondant à l'exercice précédent, déposée auprès de l'autorité fiscale locale. Alternativement, les contrats signés avec les clients accompagnés d'un relevé bancaire prouvant que l'entreprise est bénéficiaire des fonds destinés à l'opération sont acceptés.
• Justificatif de domicile : facture ou quittance de services (eau, électricité, etc.) au nom de l'entreprise, datant de moins de 6 mois.
• Pièce d'identité officielle : carte d'identité nationale (DNI) ou passeport (en couleur et recto verso) de tous les actionnaires détenant plus de 25 % de participation (UBO), des directeurs et des signataires autorisés.
• Code LEI (Legal Entity Identifier) : certificat du code LEI actif/valide ou justificatif de demande. C'est une exigence particulièrement requise pour les entreprises constituées au sein de l'Espace Économique Européen, conformément à la réglementation communautaire.
• Signataires supplémentaires (le cas échéant) : copie de pièce d'identité officielle (en couleur, recto verso) et procuration notariée ou autorisation signée par un directeur de l'entité.

Exigences supplémentaires pour les entités assujetties (Enhanced Due Diligence)

Si votre entité est légalement qualifiée d'entité assujettie (Obliged Entity) dans sa juridiction, en plus des exigences de base ci-dessus, vous devrez fournir la documentation suivante pour satisfaire à la diligence raisonnable renforcée (EDD) :

1. Enregistrement auprès de l'autorité compétente (AML / FIU / SEPBLAC) : accréditation ou preuve de l'enregistrement de l'entreprise auprès du Service Exécutif de la Commission de Prévention du Blanchiment de Capitaux et des Infractions Monétaires (SEPBLAC) en Espagne, ou auprès de la principale autorité de lutte contre le blanchiment d'argent (FIU) dans son pays de constitution.
2. Nomination du représentant AML : documentation désignant formellement et confirmant la nomination d'un représentant responsable de la conformité réglementaire auprès du SEPBLAC ou de la principale autorité AML compétente.
3. Compliance Officer : nom complet, coordonnées et pièce d'identité de la personne responsable de l'organisation et de la garantie de la conformité réglementaire au sein de l'entreprise.
4. Politique de prévention du blanchiment de capitaux (AML) : copie complète du document détaillant les politiques et procédures mises en œuvre pour la prévention du blanchiment de capitaux, y compris les processus d'identification et de vérification des clients (KYC) et les mécanismes de surveillance et de supervision des transactions (KYT).
5. Contrat KYC/KYT : contrat ou factures des outils KYC et KYT utilisés par votre entreprise.
6. Rapport d'audit externe : copie du dernier rapport d'audit externe lié à la conformité à la réglementation AML.
7. Document d'analyse des risques : document évaluant et détaillant les risques associés aux opérations de l'entreprise et les mesures mises en œuvre pour les atténuer.
8. Enregistrement VASP / CASP (le cas échéant) : si votre entreprise est enregistrée en tant que fournisseur de services d'échange de monnaie virtuelle contre monnaie fiduciaire ou fournisseur de services d'actifs virtuels, vous devrez fournir des preuves de cet enregistrement.